Software für Schulbegleitung, die mit dem Stundenplan rechnet.

Begleitplan ist eine Software für Träger von Schulbegleitung, Integrationshilfe und Teilhabeassistenz. Sie plant Einsätze je Kind und Schule, schlägt bei Krankheit Vertretungen vor, erfasst die Stunden per App und stellt den Leistungsnachweis zusammen, den Schule und Eltern digital unterschreiben. Frühstarter-Preis ab 4 € pro Schulbegleitung im Monat, Zugang auf Anfrage.

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06:48Krankmeldung

Vertretung finden, bevor die erste Stunde beginnt

Um 06:48 meldet sich die Schulbegleiterin krank. Bis 07:45 muss jemand bei Lina sein, am besten jemand, den sie kennt.

Begleitplan zeigt Ihnen, wer am Donnerstag zu Linas Zeiten frei ist, welche Qualifikation die Person mitbringt und wie weit sie zur Schule fährt. Wer Lina schon einmal begleitet hat, steht oben. Die Entscheidung treffen Sie.

Die Vertretung bekommt den Einsatz mit Stundenplan und Ansprechperson in der Schule direkt in die App. Ihre Stunden laufen später in Linas Nachweis, als Vertretung gekennzeichnet.

KrankmeldungBeispieldaten

Donnerstag, 26. Februar, 06:48

Miriam Sander hat sich für heute krankgemeldet.

Einsatz: Lina, Klasse 3b, Grundschule am Park, 07:45 bis 12:30 (4,75 h)

1
Jonas EbelingHeilerziehungspfleger, ganztags frei, 2,4 km zur Schulehat Lina im Januar schon vertreten
Bestätigt 06:55
2
Derya KaplanErzieherin, frei ab 09:30, 5,1 kmkönnte erst ab der 3. Stunde
möglich
3
Malte Rieckohne Fachausbildung, ganztags frei, 11,8 kmkennt Lina noch nicht
möglich

Die Koordination hat um 06:55 bestätigt. Jonas Ebeling hat den Einsatz in der App.

07:45Schulbeginn

Geplant wird mit dem Stundenplan des Kindes

Begleitplan kennt den Stundenplan jedes Kindes und die bewilligten Stunden. Linas Schulbegleitung ist ab 07:45 da, eine Viertelstunde vor der ersten Stunde, und bleibt bis Unterrichtsende. Daraus ergeben sich die Einsatzzeiten der Woche, ohne dass jemand sie abtippt.

Fällt eine Stunde aus, weil Studientag ist oder die Klasse einen Ausflug macht, meldet die Schulbegleitung das in der App. Der Nachweis stimmt dann trotzdem.

Lina, Klasse 3bGrundschule am Park, Schulbegleitung Miriam Sander

KW 9, 23. bis 27. Februar 2026Jugendamt, § 35a SGB VIII (Beispieldaten)

Mo7:45–12:30

Di7:45–13:15

Mi7:45–11:30

Do7:45–12:30

Fr7:45–11:30

1.8:00–8:45

DeutschDe

MatheMa

DeutschDe

MatheMaJ. Ebeling

DeutschDe

2.8:50–9:35

DeutschDe

EnglischEn

MatheMa

DeutschDeJ. Ebeling

MatheMa

9:35Hofpause

3.9:55–10:40

MatheMa

DeutschDe

MusikMu

SportSpJ. Ebeling

ReligionRe

4.10:45–11:30

SachunterrichtSU

KunstKu

SachunterrichtSU

SportSpJ. Ebeling

KlassenratKR

5.11:40–12:25

SportSp

KunstKu

SachunterrichtSUJ. Ebeling

6.12:30–13:15

ReligionRe

Stunden

4,75 herfasst

5,50 herfasst

3,75 herfasst

4,75 hVertretung

3,75 herfasst

Diese Woche: 22,50 h von 25,00 h bewilligt

Am Donnerstag vertritt Jonas Ebeling. Seine 4,75 Stunden zählen auf Linas Bewilligung und stehen im Nachweis als Vertretung.

09:35Hofpause

Beobachtungen festhalten, solange sie frisch sind

In der Hofpause ist Zeit für zwei Sätze. Die Schulbegleitung spricht eine kurze Beobachtung in die App, statt sie sich bis zum Abend zu merken. Vor dem Hilfeplangespräch nach § 36 SGB VIII ordnet Begleitplan die Notizen des Halbjahres nach Bereichen wie Sozialverhalten, Lernen und Selbstständigkeit.

Den Bericht schreibt am Ende eine Fachkraft. Begleitplan sortiert nur die Notizen vor.

Der Entwurf bleibt als Entwurf markiert, bis jemand aus Ihrem Team ihn gelesen, geändert und freigegeben hat.

03.02.Lina hat im Morgenkreis zum ersten Mal selbst erzählt.

10.02.Mathe: Arbeitsblatt allein angefangen, nach 10 Min. Pause gebraucht.

19.02.Streit in der Hofpause, mit Hilfe zurück in die Klasse.

25.02.Weg zur Sporthalle ohne Begleitung geschafft.

Entwurf: Bericht zum Hilfeplangesprächnoch nicht geprüft

Sozialverhalten

Beteiligt sich zunehmend im Morgenkreis. Konflikte in der Pause lassen sich mit Unterstützung lösen.

Lernen und Arbeitsverhalten

Beginnt Aufgaben selbstständig, braucht nach etwa 10 Minuten eine Pause.

Selbstständigkeit

Bewältigt Raumwechsel teilweise ohne Begleitung.

Freigabe durch: Fachkraft des Trägers (Beispieldaten)

13:15Schulschluss

Nach Schulschluss: Zeit bestätigen, Kontingent im Blick

Um 13:15 endet die sechste Stunde. Bis dahin hat jede Schulbegleitung ihre Zeit in der App bestätigt, mit einem Tippen, oder eingetragen, was anders war: Kind krank, Schulausfall, früher Schluss. Das Nachtragen am Monatsende entfällt.

Eine Bewilligung endet selten mit Ankündigung. Begleitplan erinnert Sie drei Wochen vorher.

Für jedes Kind hinterlegen Sie Kostenträger, Bewilligungszeitraum und Stundenkontingent, den Bescheid legen Sie als PDF dazu. Jede bestätigte Stunde wird gegen das Kontingent gerechnet. Manchmal ist das Kontingent früher aufgebraucht als der Zeitraum. Bei Emil aus der 5a läuft die Bewilligung noch bis Ende März, von 480 Stunden sind aber 468 verbraucht. Bei vier Stunden am Tag reicht der Rest für drei Schultage. Das sehen Sie, bevor jemand Stunden leistet, die niemand erstattet.

Beim Personal hilft dieselbe Erinnerung. Das Datum des erweiterten Führungszeugnisses steht bei jeder Person, und Begleitplan meldet sich, bevor die Wiedervorlage fällig ist. Grundlage: § 72a SGB VIII, § 124 Abs. 2 SGB IX.

MonatsendeNachweis und Abrechnung

Warum ist die Abrechnung von Schulbegleitung so aufwendig?

Jede abgerechnete Stunde muss zum Stundenplan des Kindes passen, innerhalb der Bewilligung liegen und von Schule und Eltern bestätigt sein. Liegen Stundenzettel auf Papier, Vertretungen im Gruppenchat und Kontingente in einer Tabelle, fällt ein Fehler oft erst bei der Rechnung auf. Fehlt dann eine Unterschrift, verschiebt sich die Zahlung um Wochen.

Begleitplan stellt den Leistungsnachweis je Kind aus den Zeiten zusammen, die jeden Tag bestätigt wurden. Schule und Eltern bekommen einen Link.

Die Schule unterschreibt am Handy, ohne Konto.

Die Eltern ebenso. Danach prüfen Sie und geben frei.

Leistungsnachweis Februar 2026Beispieldaten

Lina, 3b, Jugendamt, Stundensatz 36,40 €

KW 6, 02.–06.02.	22,50 h
KW 7, 09.–13.02.Mi 11.02. Studientag, schulfrei	18,75 h
KW 8, 16.–20.02.	22,50 h
KW 9, 23.–27.02.davon 4,75 h Vertretung	22,50 h
Summe Februar	86,25 h
86,25 h × 36,40 €	3.139,50 €

SchuleJ. Szymański, Klassenleitung, 27.02., 13:40

ElternR. Wittkamp, 27.02., 18:12

TrägerFreigabe durch Sie

Kontingent Februar: 86,25 von 100,00 h (4 Wochen × 25 h)

Abrechnung je Kostenträger

Jugendamt und Träger der Eingliederungshilfe wollen getrennte Nachweise. Begleitplan ordnet jede Stunde der richtigen Bewilligung zu und exportiert je Kostenträger. Ein Abrechnungszentrum brauchen Sie dafür nicht, und eine Prozentgebühr auf die Abrechnung gibt es nicht.

Februar 2026, ganzer Träger (Beispieldaten)
Kostenträger	Kinder	Stunden
Jugendamt, § 35a SGB VIII	14	1.126,50 h
Sozialamt, § 112 SGB IX	9	702,00 h
Gesamt	23	1.828,50 h

Im Vergleich zu Papier, Excel und Messenger

Vergleich typischer Abläufe. Begleitplan ist auf Anfrage zugänglich, der Funktionsumfang wird mit den ersten Trägern abgestimmt.
Aufgabe	Papier, Excel, Messenger	Begleitplan
Stundennachweis	Stundenzettel, am Monatsende eingesammelt und abgetippt	Tägliche Bestätigung in der App, Summe automatisch
Unterschriften	Zettel wandert zwischen Schule, Eltern und Büro	Digitale Unterschrift per Link, Stand jederzeit sichtbar
Vertretung	Telefonliste oder Gruppenchat vor Schulbeginn	Vorschläge nach Verfügbarkeit, Qualifikation und Entfernung
Bewilligung und Kontingent	Eigene Tabelle, wenn jemand daran denkt	Verbrauch je Kind, Erinnerung drei Wochen vor Ablauf
Abrechnung	Von Hand je Amt oder über ein Abrechnungszentrum mit Prozentgebühr	Getrennt je Kostenträger, fester Preis pro Schulbegleitung
Führungszeugnisse	Datum steht in der Personalakte	Erinnerung vor der Wiedervorlage
Daten der Kinder	Kopien auf privaten Handys und in E-Mails	Rollenrechte, Hosting in der EU, Zugriffsprotokoll

Wie schützt Begleitplan die Daten der Kinder?

Mit klaren Rollen und so wenig Daten wie möglich. Jede Person sieht nur, was sie für ihre Aufgabe braucht, eine Schulbegleitung also nur die Kinder, die sie begleitet oder vertritt. Begleitplan wird in der EU gehostet und fragt keine Diagnosen ab. Für Einsatz, Nachweis und Abrechnung sind sie nicht nötig.

Gesundheitsbezogene Angaben über Kinder sind besonders geschützte Daten nach Art. 9 DSGVO. Als Sozialdaten gilt für sie zusätzlich das Sozialgeheimnis nach § 35 SGB I.

Die Übertragung ist verschlüsselt. Ein Protokoll hält fest, wer wann welchen Nachweis geöffnet hat.

Mit jedem Träger schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Löschfristen stellen Sie je Bewilligung ein, abgeschlossene Fälle bleiben nicht dauerhaft im System.

Wer in Begleitplan was sieht
Rolle	Sieht in Begleitplan
Geschäftsführung	Alle Einsätze, die Abrechnung und Auswertungen je Kostenträger
Koordination	Kinder, Einsätze, Vertretungen und Nachweise ihres Bereichs
Schulbegleitung	Nur die Kinder, die sie selbst begleitet oder vertritt, und nur für die Dauer des Einsatzes
Schule	Nur den Leistungsnachweis zum Unterschreiben, per Link, ohne Konto
Eltern	Den Leistungsnachweis ihres Kindes, per Link, ohne Konto

Was kostet eine Software für Schulbegleitung?

Bei Begleitplan zahlen Sie pro Schulbegleitung, nicht pro abgerechnetem Euro. Der Frühstarter-Preis beginnt bei 4 € pro Schulbegleitung im Monat, ohne Prozentgebühr auf Ihre Abrechnung. Den Zugang bekommen Sie auf Anfrage. Die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich.

ab 4 €pro Schulbegleitung im Monat, Frühstarter-Preis

Beispiel: Träger mit 25 Schulbegleitungen	25 × 4 €
Im Monat	100 €

Im Preis sind Planung, App, Nachweis und Abrechnung enthalten. Schule und Eltern brauchen kein eigenes Konto und zahlen nichts.

Die Einrichtung machen wir mit Ihnen gemeinsam, Ihre Nachweisformulare übernehmen wir nach Absprache.

Platz für Ihren Träger anfragen

Ein paar Angaben genügen. Alles Weitere besprechen wir persönlich.

Name des Trägers *Bitte nennen Sie den Namen Ihres Trägers.

Ihr Name *Bitte nennen Sie Ihren Namen.

E-Mail *Diese E-Mail-Adresse scheint nicht vollständig zu sein.

Telefon *Bitte geben Sie eine Telefonnummer an, unter der wir Sie erreichen.

Wie viele Schulbegleitungen beschäftigen Sie?

Wir melden uns persönlich bei Ihnen.

Danke, Ihre Anfrage ist angekommen.

Wir lesen jede Anfrage selbst und melden uns persönlich bei Ihnen, in der Regel mit einem kurzen Anruf.

Wenn Sie mögen, legen Sie sich schon einen aktuellen Leistungsnachweis und einen Bewilligungsbescheid (geschwärzt) bereit. Daran sehen wir am schnellsten, wie Sie heute arbeiten.

Warum wir das bauen

In unseren Gesprächen mit Trägern ging es fast immer irgendwann um den frühen Morgen: den Anruf kurz vor sieben, die Telefonliste und danach den Zettel, der am Monatsende fehlt.

Die Arbeit mit den Kindern machen Ihre Schulbegleitungen gut. Zeit kostet das Drumherum aus Stundenzetteln, Unterschriften und Kontingenten, und diesen Teil soll Begleitplan übernehmen.

Wir bauen es zusammen mit den ersten Trägern und nehmen uns dafür die Zeit, die es braucht.

Gründer

Was nach Ihrer Anfrage passiert

Wir lesen Ihre Anfrage und melden uns persönlich bei Ihnen, per E-Mail oder am Telefon.
Im Gespräch zeigen Sie uns, wie Sie heute planen und abrechnen: Stundenzettel, Nachweisformulare, Bescheide.
Wir richten Begleitplan mit Ihren Kostenträgern, Schulen und Formularen ein und legen die ersten Bewilligungen gemeinsam an.
Ihre Schulbegleitungen bekommen die App. Am ersten Monatsende gehen die Nachweis-Links an Schulen und Eltern.

Was Begleitplan bewusst nicht tut

Begleitplan fragt keine Diagnosen ab. Für Einsatz, Nachweis und Abrechnung reicht die Bewilligung.
Kein Bericht geht ungeprüft raus. Ein Entwurf bleibt Entwurf, bis eine Fachkraft ihn freigibt.
Wir setzen keine Tracking-Cookies, weder auf dieser Website noch in Begleitplan.
Begleitplan ersetzt weder Ihre fachliche Einschätzung noch das Hilfeplangespräch. Den Folgeantrag beim Amt stellen Sie weiterhin selbst.

Häufige Fragen von Trägern

Zuletzt geprüft im September 2026
Steckbrief mit allen Fakten

Für wen ist Begleitplan gedacht?

Für Träger, die Schulbegleitungen beschäftigen, also Integrationshilfe, Schulassistenz oder Teilhabeassistenz an Schulen. Mit Begleitplan arbeiten Geschäftsführung, Koordination und Verwaltung, die Schulbegleitungen nutzen die App.

Kann Begleitplan nach § 35a SGB VIII und nach § 112 SGB IX abrechnen?

Ja. Jede Bewilligung wird einem Kostenträger zugeordnet, etwa dem Jugendamt bei Eingliederungshilfe nach § 35a SGB VIII oder dem Träger der Eingliederungshilfe bei Hilfen zur Schulbildung nach § 112 SGB IX. Stunden und Leistungsnachweise werden je Kostenträger getrennt zusammengestellt.

Wie unterschreiben Schule und Eltern den Leistungsnachweis?

Am Monatsende bekommen Schule und Eltern einen Link zum Leistungsnachweis des Kindes. Sie sehen die erfassten Stunden und unterschreiben auf dem Handy oder am Rechner. Ein Konto brauchen sie dafür nicht. Danach prüft der Träger und gibt den Nachweis frei.

Was passiert, wenn eine Schulbegleitung krank wird?

Die Krankmeldung kommt über die App. Begleitplan schlägt Vertretungen vor, die zu der Zeit frei sind, passend qualifiziert sind und in der Nähe der Schule wohnen. Wer das Kind schon kennt, steht oben. Die Koordination entscheidet und bestätigt.

Erinnert Begleitplan, wenn eine Bewilligung ausläuft?

Ja. Für jede Bewilligung werden Zeitraum und Stundenkontingent hinterlegt. Begleitplan zeigt den Verbrauch laufend an, erinnert drei Wochen vor dem Ende des Bewilligungszeitraums und warnt, bevor das Kontingent aufgebraucht ist.

Schreibt Begleitplan Entwicklungsberichte selbst?

Schulbegleitungen diktieren kurze Beobachtungen in der App. Begleitplan ordnet sie zu einem gegliederten Entwurf, zum Beispiel für das Hilfeplangespräch. Den Bericht liest, ändert und gibt eine Fachkraft frei. Ungeprüft verlässt kein Entwurf das System.

Wo werden die Daten der Kinder gespeichert?

Begleitplan wird in der EU gehostet. Zugriffe sind nach Rollen getrennt: Eine Schulbegleitung sieht nur die Kinder, die sie begleitet oder vertritt. Diagnosen fragt Begleitplan nicht ab, für Einsatz, Nachweis und Abrechnung sind sie nicht nötig.

Was kostet Begleitplan?

Der Frühstarter-Preis beginnt bei 4 € pro Schulbegleitung im Monat. Eine Prozentgebühr auf Ihre Abrechnung gibt es nicht. Der Zugang erfolgt auf Anfrage, die Anfrage ist kostenlos und unverbindlich.

Wie bekomme ich Zugang zu Begleitplan?

Über das Formular auf dieser Seite. Wir melden uns persönlich bei Ihnen, sprechen über Ihre Abläufe und richten Begleitplan mit Ihren Kostenträgern, Schulen und Formularen ein.